Comment se déroulent les démarches ?

Inscription auprès de la direction générale des douanes

Si vous venez à titre d'entreprise étrangère de construction en Allemagne, vous devez vous inscrire auprès de la direction générale des douanes. Vous y êtes légalement tenu(e).

Notification de garantie de l'Agence fédérale pour l'emploi

Votre entreprise est-elle sise en Bosnie-Herzégovine, en Macédoine, en Serbie ou en Turquie ? Alors vous devez posséder une notification de garantie. De plus, vous devez avoir des permis de travail pour vos salariés manuels. Sinon, ceux-ci n'auront pas le droit de travailler en Allemagne. Vous obtiendrez des informations supplémentaires par l'Agence fédérale pour l'emploi.

Vous n'obtiendrez une notification de garantie seulement si vous participez correctement au régime des congés payés. L'Agence pour l'emploi nous interroge régulièrement à ce sujet.

Inscription chez SOKA-BAU

Dès que vous décidez de détacher des salariés manuels en Allemagne, inscrivez-vous chez nous. À cet effet, envoyez-nous ces documents de votre siège social à l'étranger :

• Contrats de service et cahiers des charges
• Inscription au registre du commerce
• Autorisation d'activité professionnelle
• Enregistrement au registre de métiers

Vous êtes-vous aussi inscrit(e) en Allemagne au registre des commerces ou bien avez déclaré une activité professionnelle ? Dans ce cas, veuillez nous envoyer aussi ces documents. 

Données de base de l'employeur et du salarié

Une fois que vous vous êtes inscrit(e) chez nous, nous devons obtenir encore d'autres données importantes de votre part et de vos salariés manuels. Par exemple, vos coordonnées bancaires et l'adresse de vos salariés manuels dans leur pays d'origine. Nous vous enverrons les formulaires « Données de base de l'employeur » et « Données de base du salarié » une fois votre inscription effectuée. Ou bien vous pouvez télécharger les formulaires ici. Si vos données ou celles de vos salariés manuels changent, veuillez-nous en avertir le plus rapidement possible.

Chaque mois, vous nous communiquez les salaires bruts de vos salariés manuels. Vous devez respecter impérativement les salaires minimums dans l’industrie de la construction en Allemagne. Vous envoyez votre déclaration mensuelle par notre système de déclaration en ligne. Vous trouverez la demande d'enregistrement ici. La déclaration mensuelle doit nous être parvenue au plus tard le 15 du mois suivant.

Si vos salariés manuels prennent des congés pendant le détachement, vous leur paierez une indemnité des congés payés. Vous indiquez les jours de congés et le montant de l’indemnité des congés payés également dans la déclaration mensuelle. L’indemnité des congés payés fait partie du salaire brut. 

La cotisation se calcule sur la base du salaire brut du salarié manuel. Actuellement, elle s’élève à 15,20 %. La cotisation doit être versée sur notre compte au plus tard le 28 du mois suivant.

Exemple : vous nous versez la cotisation pour janvier au plus tard le 28/02.
Vous payez la cotisation en plus du salaire. Vous n'avez pas le droit de la retenir ou de la déduire du salaire du salarié manuel.

Conséquences des retards de paiement

Si vous ne payez pas dans les délais la cotisation jusqu'au 28 du mois suivant, des intérêts de retard à hauteur de 0,9 % s’appliquent pour chaque mois de retard entamé. 

Nous engageons des poursuites judiciaires contre les employeurs qui ne paient pas leurs cotisations.

Si votre salarié manuel prend des congés payés pendant son détachement, vous lui payez l’indemnité des congés payés directement. Nous vous la remboursons ensuite.

Vous avez accordé plus de congés que ceux auxquels le salarié manuel a droit ? Alors il s'agit d'une prestation volontaire hors convention collective que nous ne vous rembourserons pas.

Paiement en cas de participation en bonne et due forme

Nous vous remboursons si

• votre compte n'affiche aucun arriéré et 
• si vous avez transmis correctement toutes les déclarations mensuelles.

Possibilité de compensation

Lorsque vous nous déclarez l’indemnité de congés payés, il est possible de la solder. Cela signifie que nous compensons l’indemnité de congés payés que vous avez payée avec le montant de la cotisation que vous nous devez. La condition préalable à cette compensation est

• que vous nous avez transmis toutes les déclarations mensuelles et données de base,
• qu'il n'y a aucun doute que vous avez vraiment payé l’indemnité des congés payés et.

Remarque importante, vous ne pouvez pas compenser des cotisations déjà dues par de (nouveaux) remboursements.

Délais d'expiration

Vous pouvez nous adresser une demande de remboursement. Le délai court jusqu'au 30/09 au terme de l'année pendant laquelle le montant est redevable. Sinon, vos droits sont échus et vous n'obtiendrez aucun remboursement.

Exemple : vous devez demander le remboursement de l’indemnité des congés payés que vous avez payée en 2021 à vos salariés manuels au plus tard le 30/09/2022.

Si vous n'avez plus l'intention de détacher des salariés manuels en Allemagne, vous devez déposer votre demande de remboursement encore plus tôt - à savoir au plus tard jusqu'au 15 du second mois suivant la fin du détachement.

Exemple : vous mettez fin au détachement au 20/03/2022. Vous devez nous déposer votre demande de remboursement jusqu'au 15/05/2022.

Ce n’est qu'en cas de participation rétroactive ou de procédures judiciaires que d'autres délais sont applicables.

Conditions préalables pour une indemnité compensatrice

Si votre salarié manuel a encore des droits à congés au terme de son détachement, nous lui payons une indemnité compensatrice. Dans ce cas, votre salarié touchera moins qu’en cas de congés payés. Votre salarié peut déposer lui-même sa demande d'indemnité compensatrice s'il n'a plus travaillé depuis au moins 3 mois sur des chantiers en Allemagne.

S'il retravaille sur un chantier en Allemagne avant d'avoir posé sa demande, il peut prendre ces jours de congés payés chez son employeur actuel.

Sécurité sociale et impôts

L'indemnité compensatrice est assujettie aux cotisations sociales. Cela veut dire que nous déduisons de chaque indemnité compensatrice un taux de pourcentage fixe et que nous vous le reversons. Vous devez ensuite payer ce montant à l’organisme de sécurité sociale compétent dans votre pays d'origine. 

Pour les salariés manuels assujettis à la sécurité sociale en Pologne, nous reversons le montant directement à l’organisme de sécurité sociale compétent (ZUS).

De plus, nous versons un montant forfaitaire pour les impôts sur le revenu (20 %) ainsi qu'une taxe de solidarité (Solidaritätszuschlag) de 1,1 % au Centre des impôts à Wiesbaden. Nous y sommes tenus par la loi.

Conditions préalables pour un dédommagement

Votre salarié manuel peut prendre ses congés payés encore jusqu'à la fin de l'année suivante.

Exemple : pour ses droits à congés payés de 2021, votre salarié manuel peut faire valoir ses droits encore jusqu'au 31/12/2022.

Si ses droits sont expirés, votre salarié manuel peut nous demander le paiement de son indemnité des congés payés (dédommagement). La demande doit être formulée dans un délai d'un an. Dans ce cas, votre salarié touchera moins qu’en cas de congés payés.

Exemple : pour les droits de congés échus de l'année 2020, votre salarié manuel peut nous adresser une demande de dédommagement du 01/01/2022 au 31/12/2022.

Assujettissement obligatoire à l'impôt

De plus, nous versons un montant forfaitaire pour les impôts sur le revenu (20 %) ainsi qu'une taxe de solidarité (Solidaritätszuschlag) de 1,1 % au Centre des impôts à Wiesbaden. Nous y sommes tenus par la loi.

Le dédommagement n'est pas assujetti à la sécurité sociale.